Tipps für Veranstalter
Generell sollten vorab folgende Fragen geklärt sein:
- Was wollen wir erreichen?
- Wen wollen wir erreichen?
- Was wollen wir vermitteln?
- Wie können wir das erreichen?
Sehr wichtig ist, dass das Interesse der Besucher im Vordergrund steht.
Planung und Durchführung
- Termin frühzeitig festlegen (möglichst keine Überschneidung mit anderen lokalen Veranstaltungen, bzw. wenn passend, Einbindung in ein gemeinsames Konzept) und mit der konkreten Planung beginnen
- Planungsbeginn durchaus 6 Monate im Voraus
- Ausreichend Mitwirkende gewinnen und klare Aufteilung der Aufgabenbereiche, Arbeitsaufwand nicht unterschätzen
- Zeitplan
- Kostenplan (Etat)
- Einbeziehung von Familie, Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Nachbarn, Kommunalpolitikern, Feuerwehr, weiteren örtlichen Vereinen, Bauernverband/ Landfrauen/ Landjugend, Anlagenbauer/ Planer, Fachverband Biogas u.s.w. (Helfer, Mitaussteller, Sponsoren)
- Erstellen von Ablaufplan, Festlegung der Räumlichkeiten
- Unterhaltungsteil (Zelt, Catering, Musik, Kinderprogramm, Gewinnspiele u.s.w) und sanitäre Einrichtungen
- Catering mit gutem und ausreichendem Angebot, dabei auch an die Jüngsten denken
- Bewerbung (Plakate, Handzettel, Einladungen, lokale Medien, Internet, soziale Medien wie Facebook)
- Veranstaltungsanmeldung, Bescheinigung Gesundheitsamt, Ausschankgenehmigung, GEMA
- Rücksprache mit Versicherung; Sicherheitsmaßnahmen vor Ort (Absperrungen, Schilder)
- Beschilderung von Anfahrt und Parkplätzen
- Einrichtung eines zentralen Infostandes
- Ausstattung des Veranstaltungsteams mit Namensschildern
- Aufstellen von Hinweisschildern/ Schautafeln, Betriebsinfos und Hinweise auf Führungen
- Stationen mit entsprechenden Infos, ggf. Quiz zu den Stationen
- Ansprache zur Begrüßung
- Schlechtwettervariante bedenken
- Nachbereitung (nicht vergessen: Dank an die Mitstreiter und Sponsoren, Info an Lokalpresse)
Nicht wenige Veranstalter lassen diesen Tag bei einem gemütlichen Zusammensein mit Familien, Freunden und Mitarbeitern ausklingen.